Zadbanie o prawidłową utylizację odpadów papierowych w firmie leży w gestii właściciela firmy. Jest on odpowiedzialny za to, aby utylizacja dokumentów papierowych, zawierających dane osobowe, w tym dane wrażliwe, przebiegała zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem.
Zgodne z prawem utylizowanie dokumentów firmowych
Profesjonalna utylizacja dokumentów papierowych, a także nośników danych, w tym dysków twardych, wymaga wdrożenia odpowiednich metod przechowywania, zabezpieczenia, a także niszczenia wyżej wymienionych odpadów. Kluczową kwestią jest bezpieczeństwo i skuteczność tego działania. Należy pamiętać, że dbałość o najwyższe standardy bezpieczeństwa w trakcie utylizacji dokumentów papierowych jest gwarancją tego, że znajdujące się na nich wrażliwe lub poufne dane, nie dostaną się w niepowołane ręce. Przetwarzanie dokumentacji papierowej jest naturalnym procesem, który zachodzi w każdym przedsiębiorstwie. Warto mieć na względzie, że dokumenty papierowe w firmie, które ulegają dezaktualizacji, często zawierają dane osobowe i poufne, szczególnie te tajne bądź wrażliwe. W związku z powyższym muszą być one utylizowane w sposób zgodny z prawem.
Metody niszczenia dokumentów papierowych firmie zgodne z RODO
Istnieje kilka podstawowych metod, przy pomocy których można bezpiecznie pozbyć się zalegających w firmie odpadów papierowych, a także nośników danych. Chodzi tutaj przede wszystkim o takie sposoby, jak między innymi:
- wykorzystanie nowoczesnych niszczarek zgodnych z RODO, które służą do bieżącego pozbywania się dokumentów papierowych w postaci błędnych wydruków komputerowych, ulotek, broszur, a także nieużywanych umów wstępnych, projektów kontraktów, różnego typu dane firmowe lub osobowe,
- powierzenie procesu utylizacji odpadów papierowych w firmie jednostkom świadczącym mobilne niszczenie dokumentacji,
- samodzielne dostarczanie odpadów papierowych do przedsiębiorstw oferujących ich utylizację.
Wyżej wymienione metody są uzależnione od ilości dokumentów firmowych, które powstają w danym przedsiębiorstwie. Warto wziąć pod uwagę także horyzont czasowy. Zgodnie z RODO niektóre odpady papierowe w firmie, zawierające dane osobowe tajne lub poufne , być przechowywane wyłącznie przez określony czas, po którym powinny być bezzwłocznie zniszczone.
Niestosowanie się do zasad prawidłowej utylizacji dokumentów papierowych w firmie– konsekwencje prawne dla właściciela przedsiębiorstwa
Od kiedy w życie weszło RODO, czyli Rozporządzenie ochronie danych osobowych, wobec przedsiębiorców zastosowano restrykcyjne wymogi, dotyczące przetwarzania danych osobowych i ich ochrony. Z uwagi na to, zabronione jest nieprawidłowe utylizowanie odpadów papierowych poprzez porzucanie ich na nielegalnych wysypiskach śmieci czy też składowanie w niezabezpieczonych, ogólnie dostępnych pojemnikach. Osoby, które niszczą dokumenty papierowe w firmie, łamiąc obowiązującą normę DIN 66399 w stopniu tajności P-3, mogą spodziewać się dotkliwych konsekwencji prawnych. Są to bardzo wysokie kary grzywny, wynoszące do 10 milionów euro lub dwóch procent rocznych obrotów danego przedsiębiorstwa. Sporej wielkości kary finansowe, dotyczące osób niestosujących się do RODO, powinny skutecznie odstraszać od nieprawidłowej utylizacji dokumentów papierowych, powstających w danym przedsiębiorstwie.
W jakim celu stosuje się profesjonalną utylizację odpadów papierowych w firmie?
Zalegające w firmie dokumenty papierowe nie tylko zajmują niepotrzebne miejsce w archiwum czy też w magazynach, ale również mogą dostać się w niepowołane ręce. Coraz więcej szpiegów korporacyjnych, a także osób prowadzących działalność przestępczą, wykrada dane poufne, wrażliwe lub osobowe, aby wykorzystać je do zniszczenia wizerunku danego przedsiębiorstwa bądź też uzyskania wiedzy na temat planowanych strategii rozwoju na płaszczyźnie finansowej, marketingowej bądź też produkcyjnej lub usługowej. Warto mieć na względzie, że prawidłowa utylizacja odpadów papierowych w przedsiębiorstwie jest procesem ciągłym. Oznacza to, że powinien on być na bieżąco monitorowany i kontrolowany przez wyznaczoną do tego celu osobę bądź też grupę pracowników. Tylko wówczas można zadbać o to, aby niszczenie odpadów papierowych zgodne z normą DIN 66399, w trzecim stopniu tajności P-3, dotyczyło wszystkich dokumentów, zawierających dane osobowe, a także inne informacje, mogące mieć jakąkolwiek wartość dla szpiegów korporacyjnych i osób prowadzących działalność przestępczą na szkodę przedsiębiorstw.
Zgodna z prawem utylizacji odpadów papierowych w firmie, wymaga uwzględnienia RODO. Należy pamiętać, że tworzenie i wdrożenie przez każdą firmę instrukcji postępowania wobec przetwarzania, przechowywania i utylizacji danych, to obowiązek, który spoczywa na każdym właścicielu przedsiębiorstwa.
