Niepotrzebne i nieaktualne dokumenty przeznaczone do zniszczenia gromadzą się w Twoim biurze? Borykasz się z problemem właściwego ich przechowywania zanim trafią do niszczarki? Gubisz się w licznych przepisach o ochronie danych i RODO? Istnieje na to proste rozwiązanie. Jest nim wyposażenie biura w szafkę na dokumenty do zniszczenia. Szafki tego typu są zaprojektowane tak, aby zagwarantować poufność danych a więc są całkowicie zgodne z przepisami RODO. O wszystkich zaletach szafek na dokumenty do zniszczenia opowiemy poniżej.
Czy szafka na dokumenty do niszczenia jest mi potrzebna?
Szafki na dokumenty do niszczenia to miejsce, w którym bezpiecznie i zgodnie z przepisami RODO przechowywane są dokumenty przeznaczone do zniszczenia czy utylizacji. Na czym to polega? Szafka posiada wrzutnię na dokumenty jednak nie ma możliwości otwarcia mebla i dostania się do jego wnętrza. Tym samym, dokument raz wrzucony do tego typu szafki jest w niej skutecznie zabezpieczony. To bardzo ważne szczególnie w przypadku, gdy w biurze bądź firmie przechowywane są lub przetwarzane dane osobowe albo też dane wrażliwe. Meble tego typu są często umieszczane w biurach, w pobliżu miejsca pracy bądź w sąsiedztwie ksero. Polecane są one w firmach i przedsiębiorstwach, w których każdego dnia wytwarzana jest duża liczba dokumentów i równie duża liczba tych akt następnie podlega zniszczeniu. Po zapełnieniu szafki dokumenty zostają skierowane do niszczenia.
Szafki na dokumenty do niszczenia zgodne z RODO
Przestrzeganie wszelkich przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i RODO zyskuje na znaczeniu. W dobie rosnącej przestępczości internetowej ochrona naszych danych jest szczególnie ważna. Powinniśmy zadbać o to sami, ale również powinny dbać o to firmy, którym powierzamy informacje o sobie.
Mogłoby się wydawać, że dokumenty przeznaczone do wyrzucenia lub zniszczenia nie stanowią zagrożenia dla naruszenia przepisów RODO. Nic bardziej mylnego! Informacje i dane mogą wypłynąć na każdym etapie życia dokumentów i tym samym wpaść w niepowołane miejsce. Dlatego też istotne jest, aby nawet szafki na dokumenty do niszczenia były zgodne z RODO. Jakie cechy mogą o tym świadczyć? Przede wszystkim meble tego typu powinny być skutecznie zabezpieczone przed dostępem dla osób trzecich. Szafki na dokumenty do niszczenia posiadają jeden otwór wrzutowy na dokumenty przeznaczone do utylizacji zaprojektowany tak, aby wydobycie dokumentów i ich ponowne użycie bez zastosowanie klucza otwierającego szafkę, było absolutnie niemożliwe. Ponadto szafki na dokumenty do niszczenia muszą być zamykane na klucz aby zapobiec wyciekowi danych. I ostatnim, choć równie ważnym elementem, jest możliwość założenia plomby. To już absolutnie niezbity dowód na to czy tajność szafki została naruszona czy też nie.
Dlaczego warto umieścić w biurze szafkę na dokumenty do niszczenia?
To przedsiębiorca, właściciel firmy, której zostały powierzone jakiekolwiek dane i informacje zobowiązany jest zadbać o zachowanie ich tajności. Nie ma tu znaczenia czy dokumenty dotyczą czynności przedawnionych czy są one już nieprzydatne czy stały się zdezaktualizowane, muszą być prawidłowo przechowywane i niszczone. Tym samym przedsiębiorca jest zobowiązany do właściwego niszczenia niepotrzebnych dokumentów. Jest to obowiązek ustawowy a więc obligatoryjnie należy go wypełniać.
Dopilnowanie zachowania tajności może jednak sprawiać pewien problem. Doskonałym rozwiązaniem, które jest zarówno bezpieczne jak i wygodne, jest zastosowanie szafki na dokumenty do niszczenia. Bezpieczne bo daje absolutną pewność i gwarancję, że żadne dane czy informacje nie dostaną się w niepowołane i nieuprawnione ręce. Wygodę bo zdecydowanie ułatwiają całą czynność dochowania tajemnicy. W ten sposób przedsiębiorca i jego pracownicy mogą więc zająć się bieżącymi sprawami firmy.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów
