Open space bywa oskarżany o zbyt wiele
Otwarta przestrzeń biurowa ma złą prasę, ale w większości przypadków problemem nie jest sam układ, tylko brak stref. Biuro zaprojektowane jako jedna wielka sala, w której wszyscy robią wszystko, faktycznie utrudnia skupienie. To samo biuro podzielone na obszary o różnym przeznaczeniu potrafi działać dobrze, bo pozwala dopasować miejsce do rodzaju zadania.
Punktem wyjścia jest prosta obserwacja: część pracy wymaga ciszy i pełnej koncentracji, część opiera się na rozmowie, a część to krótkie ustalenia w przejściu. Jeśli wszystkie trzy odbywają się w tej samej przestrzeni, każda przeszkadza pozostałym. Rozdzielenie ich, choćby symbolicznie, rozwiązuje większość konfliktów przypisywanych otwartym biurom.
Hałas: pierwszy problem do rozwiązania
Najbardziej uciążliwy w otwartej przestrzeni nie jest ogólny szum, tylko rozmowa, którą da się zrozumieć. Mózg mimowolnie przetwarza zrozumiałą mowę, co skutecznie rozbija koncentrację. Dlatego działania akustyczne w biurze skupiają się nie na całkowitym wyciszeniu, ale na ograniczeniu zrozumiałości mowy na dystansie.
- Materiały pochłaniające dźwięk na suficie dają zwykle największy efekt w stosunku do kosztu.
- Wysokie panele między biurkami przerywają bezpośrednią drogę dźwięku.
- Wykładzina, tkaniny i zieleń ograniczają odbicia od twardych powierzchni.
- Osobne miejsce na rozmowy telefoniczne rozwiązuje problem, którego nie da się rozwiązać kulturą pracy.
Warto pamiętać, że część hałasu w biurze pochodzi z instalacji technicznych. Głośna praca nawiewu, drgania przenoszone przez konstrukcję czy szum wentylatorów sprzętu potrafią podnosić tło akustyczne przez cały dzień. To zwykle najłatwiejszy do usunięcia element, bo wynika z montażu, a nie z układu pomieszczeń.
Światło i widok z biurka
Ustawienie stanowisk względem okien decyduje o komforcie wzrokowym. Monitor tyłem do okna oznacza odbicia na ekranie, monitor przodem do okna zmusza oczy do ciągłej adaptacji między jasnym tłem a ekranem. Najlepiej sprawdza się ustawienie bokiem do przeszklenia, z możliwością regulacji zacienienia.
Oświetlenie sztuczne warto planować warstwowo: równomierne światło ogólne uzupełnione lampami przy stanowiskach. Jedno silne źródło na środku pomieszczenia tworzy nierówny rozkład jasności i cienie na dokumentach. Osobno warto pomyśleć o strefach spotkań, gdzie nieco cieplejsze i mniej intensywne światło zmienia charakter przestrzeni.
Temperatura rozkłada się nierówno
W otwartej przestrzeni najczęściej powtarzającym się sporem jest ten o ustawienie termostatu. Zwykle nie wynika on z różnic w odczuciach, tylko z faktu, że w różnych częściach biura panują różne warunki. Stanowiska przy oknach od południa nagrzewają się przez pół dnia, miejsca w głębi pozostają chłodniejsze, a osoby siedzące pod nawiewem odczuwają ruch powietrza jako przeciąg.
Rozwiązanie polega na podziale przestrzeni na strefy z odrębną regulacją i na takim rozmieszczeniu punktów nawiewu, żeby strumień powietrza nie trafiał bezpośrednio na stanowiska. Przy planowaniu aranżacji warto to uwzględnić od razu, bo przestawienie biurek jest tanie, a przeniesienie jednostki wewnętrznej wymaga ingerencji w instalację. Z tego samego powodu decyzje o tym, jak ma wyglądać klimatyzacja w biurze, najlepiej podejmować równolegle z projektem aranżacji, a nie po wprowadzeniu się zespołu.
Strefy, które warto wydzielić
Minimalny zestaw dla większości firm obejmuje trzy obszary. Pierwszy to strefa cichej pracy, w której obowiązuje zasada braku rozmów. Drugi to przestrzeń współpracy, gdzie rozmowa jest naturalna i nikogo nie razi. Trzeci to miejsce na rozmowy telefoniczne i wideokonferencje, choćby jedna niewielka kabina.
Dobrym uzupełnieniem jest strefa nieformalna, oddzielona od stanowisk pracy, w której da się zjeść lunch bez rozkładania jedzenia na biurku. Wbrew pozorom nie jest to udogodnienie kosmetyczne, bo zapachy i hałas przy jedzeniu należą do najczęściej zgłaszanych uciążliwości w otwartych biurach. Przemyślany podział przestrzeni rozwiązuje więcej problemów niż kolejne regulaminy wewnętrzne.
