Kontrola nie jest wydarzeniem nadzwyczajnym
W firmach pokutuje przekonanie, że kontrola to coś, co przydarza się innym. Tymczasem urzędy działają planowo, a wizyta u przedsiębiorcy wynika najczęściej z rutynowego harmonogramu, ze zgłoszenia albo po prostu z faktu, że firma posiada decyzję, której realizację ktoś musi zweryfikować.
Z perspektywy organizacyjnej różnica między firmą przygotowaną a nieprzygotowaną nie polega na tym, że ta pierwsza nie ma żadnych uchybień. Polega na tym, że wie, gdzie leżą jej dokumenty, kto za nie odpowiada i jak wygląda jej własny stan faktyczny. To pozwala rozmawiać rzeczowo, zamiast szukać papierów przy kontrolującym.
Trzy filary przygotowania
Pierwszy filar to dokumenty. Chodzi o komplet, który realnie dotyczy działalności: decyzje i pozwolenia, umowy z podwykonawcami i odbiorcami usług, protokoły z badań i przeglądów, dokumentacja pracownicza oraz rejestry prowadzone na bieżąco. Kluczowe jest nie tyle ich posiadanie, co możliwość szybkiego odnalezienia.
Drugi filar to ludzie. W firmie powinna być wyznaczona osoba, która prowadzi kontrolującego, i osoba, która zna temat merytorycznie. Czasem to ta sama osoba, czasem nie. Gorszy scenariusz to sytuacja, w której o wszystko pyta się właściciela, a on akurat jest u klienta.
Trzeci filar to procedury rozumiane praktycznie. Nie chodzi o segregator z opisami procesów, których nikt nie czytał, tylko o kilka rzeczy, które faktycznie działają: kto co robi, jak zgłaszane są nieprawidłowości, co się dzieje w razie awarii.
Przegląd wewnętrzny zamiast improwizacji
Najskuteczniejszym narzędziem jest okresowy przegląd wewnętrzny. Można go zrobić samodzielnie, bez formalizmu: raz na kwartał lub raz na pół roku ktoś przechodzi przez listę obowiązków firmy i sprawdza, czy każdy z nich ma przypisaną osobę, aktualny dokument i widoczny dowód realizacji.
| Obszar | Pytanie kontrolne |
|---|---|
| Decyzje i pozwolenia | Czy zakres odpowiada temu, co firma robi dzisiaj |
| Rejestry i ewidencje | Czy prowadzone na bieżąco, a nie wstecz |
| Umowy z kontrahentami | Czy druga strona ma wymagane uprawnienia |
| Terminy cykliczne | Czy są w kalendarzu z przypomnieniem |
Największą wartością takiego przeglądu jest wychwycenie rozjazdów między dokumentem a rzeczywistością. Firma rozwija się szybciej niż jej papiery: dochodzi nowa usługa, nowa maszyna, nowa lokalizacja, a decyzje i rejestry zostają w wersji sprzed kilku lat. Dobrym punktem startu bywa uporządkowanie tego, co dotyczy odpadów, bo tam zmiany zachodzą najczęściej i najszybciej widać rozjazd. Pomocne jest tu spojrzenie na to, jak wygląda ewidencja odpadów w firmie i czy ktoś realnie ją prowadzi.
Jak zachować się w trakcie
Zasada jest prosta: odpowiadamy na pytania, które padły, i pokazujemy dokumenty, o które poproszono. Nadmierne wyjaśnianie i domysły potrafią otworzyć wątki, których nikt nie zamierzał sprawdzać. Jeśli czegoś nie wiemy, lepiej to powiedzieć i ustalić, niż zgadywać.
Warto też prowadzić własne notatki z przebiegu kontroli i uważnie przeczytać protokół przed podpisaniem. Protokół jest dokumentem, do którego wszyscy będą wracać, więc nieścisłość zapisana w nim dziś potrafi być problemem za rok.
Po kontroli zaczyna się właściwa praca
Jeśli pojawiły się uwagi, najlepszym podejściem jest potraktowanie ich jak listy zadań z terminami, a nie jak przykrości do przeczekania. Część uchybień da się usunąć od ręki, część wymaga czasu i kosztów, a niektóre wskazują na problem systemowy, który wróci, jeśli zmieni się tylko dokument, a nie sposób pracy.
Najczęściej powtarzającym się wnioskiem po kontrolach jest zresztą to samo: braki nie biorą się ze złej woli, tylko z braku właściciela tematu wewnątrz firmy. Wyznaczenie takiej osoby, choćby w niepełnym wymiarze obowiązków, zwykle rozwiązuje więcej niż kolejny segregator z procedurami.
